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Senior Coordinator, Human Resources & Administration

Corporate Services – Ottawa, Ontario
Department Corporate Services
Employment Type Full-Time
Minimum Experience Mid-level
Compensation $ 47,000 - $ 54,000

Job Purpose // Objectifs associés au poste

The Senior Coordinator, Human Resources and Administration, is a key member of the Canadian Paralympic Committee’s Corporate Services team. The Senior Coordinator, Human Resources and Administration provides invaluable support in the areas of human resources administration and general office administration.

La coordonnatrice principale/le coordonnateur principal, Ressources humaines et administration, est un membre clé de l’équipe des Services corporatifs du Comité paralympique canadien. La coordonnatrice principale/le coordonnateur principal, Ressources humaines et administration, apporte un soutien inestimable dans le domaine de l’administration des ressources humaines et de l’administration générale de bureau.

Primary Responsibilities // Responsabilités principales

Human Resources (75%):// Ressources humaines (75 %) :

Recruitment and Selection // Recrutement et sélection

  • Prepares, reviews and ensures consistency of content and distribution of job postings
  • Develops and implements recruitment strategy appropriate to the position, in collaboration with the hiring manager
  • Pre-screens applicants, providing a shortlist to the hiring manager
  • Works with the appropriate hiring manager on the preparation of selection tools
  • Participates in interviews, final selection process, and reference checking
  • Prepares employment agreements in accordance with CPC policies
  • Supports hiring manager in preparation of new hire start date and ensuring proper processes are completed in a timely manner
  • Coordinates intern/summer student recruitment and selection process

  • Préparer, examiner et assurer l’uniformité du contenu des offres d’emploi ainsi que leur diffusion
  • Élaborer et mettre en œuvre une stratégie de recrutement adaptée au poste, en collaboration avec le ou la gestionnaire d’embauche
  • Présélectionner les candidats et fournir une liste restreinte au/à la gestionnaire d’embauche
  • Travailler avec le ou la gestionnaire d’embauche approprié(e) à la préparation des outils de sélection
  • Participer aux entrevues, au processus de sélection finale et à la vérification des références
  • Préparer les contrats de travail, conformément aux politiques du CPC
  • Aider le ou la gestionnaire d’embauche à préparer la date d’entrée en fonction des nouveaux employés et s’assurer que les processus appropriés sont exécutés en temps opportun
  • Coordonner le processus de recrutement et de sélection des stagiaires et des étudiants occupant un emploi d’été

HR Systems, Processes and Reporting // Systèmes, processus et rapports de RH

  • Prepares annual total rewards reports for all employees
  • Prepares and compiles results from CPC’s annual employee engagement survey
  • Reviews and updates CPC’s Employee Manual annually
  • Processes, verifies and registers documentation relating to employee activities such as staffing, recruitment, performance evaluations, 360 feedback surveys
  • Administers,  maintains and updates computerized Human Resources Information System
  • Ensures the integrity and maintenance of the Human Resources Information System
  • Compiles and prepares reports relating to human resources key performance indicators
  • Ensures compliance with policies and procedures, obtains appropriate 

  • Préparer pour chaque employé le rapport de rémunération annuelle globale
  • Préparer et compiler les résultats du questionnaire annuel sur l’engagement des employés du CPC
  • Examiner et mettre à jour chaque année le Manuel de l’employé du CPC
  • Traiter, vérifier et enregistrer les documents relatifs aux activités des employés, comme la dotation, le recrutement, les évaluations du rendement et les questionnaires de rétroaction 360
  • Administrer, maintenir et mettre à jour le système informatisé d’information sur les ressources humaines
  • Assurer l’intégrité et la maintenance de notre système d’information sur les ressources humaines
  • Compiler et préparer des rapports sur les indicateurs clés de performance des RH
  • Vérifier la bonne conformité avec les politiques et procédures en vigueur, obtenir les approbations appropriées et veiller à ce que toutes les données relatives aux employés soient exactes 

Payroll & Benefits // Paie et avantages sociaux

  • Processes all new hires, terminations, pay changes, status changes, and any other employee changes into the payroll system and with CPC’s benefits provider
  • Processes bi-weekly payroll
  • Verifies information received on various forms for accuracy
  • Prepares payroll report entries for the finance team
  • Prepares monthly registered retirement savings contributions  
  • Prepares year-end processing, including reconciliations and balancing of T4 and T4As
  • Prepares payroll government remittances (WSIB, EHT, etc.)
  • Prepares yearly payroll reconciliation for CPC’s financial audit
  • Responds promptly and courteously to internal and external inquiries
  • Maintains payroll training documentation

  • Traiter toutes les nouvelles embauches, les cessations d’emploi, les évolutions de salaire, les changements de statut et tout autre changement relatif aux employés dans le système de paie
  • Traiter toutes les nouvelles embauches, les cessations d’emploi, les évolutions de salaire, les changements de statut et tout autre changement relatif aux employés avec le prestataire d’avantages sociaux du CPC
  • Traiter la paie toutes les deux semaines
  • Vérifier l’exactitude des renseignements reçus sur divers formulaires
  • Préparer les entrées des rapports de paie pour l’équipe des finances
  • Préparer les cotisations mensuelles enregistrées d’épargne-retraite  
  • Préparer le traitement de fin d’année, y compris les rapprochements et l’équilibrage des T4 et T4A
  • Préparer les remises gouvernementales de la paie (CSPAAT, ISE, etc.)
  • Préparer le rapprochement annuel de la paie pour l’audit financier du CPC
  • Répondre rapidement et avec courtoisie aux demandes de renseignements internes et externes
  • Tenir à jour la documentation relative à la formation sur la paie

HR Adminstration // Administration des RH

  • Coordinates and leads the Occupational Health and Safety Committee
  • Supports the Executive Director, Corporate Services with the administration of the Human Resources and Operations Committee
  • Supports the Executive Director, Corporate Service with in-house and external training activities and evaluations
  • Assists the Executive Director, Corporate Services with other various ad-hoc reports and human resources related projects

  • Coordonner le Comité de santé et de sécurité au travail
  • Aider la directrice exécutive/le directeur exécutif, Services corporatifs, à administrer le Comité des ressources humaines et des opérations
  • Aider la directrice exécutive/le directeur exécutif, Services corporatifs, à gérer les activités de formation à l’interne et à l’externe ainsi que les évaluations
  • Aider la directrice exécutive/le directeur exécutif, Services corporatifs à rédiger divers rapports spéciaux et à organiser divers projets liés aux RH

Administration (25%) // Administration (25 %) :

  • Welcomes visitors at the office (first point of contact for visitors)  
  • Coordinates the following office administrative activities:
    • Information technology requests
    • Phone system (BluArc)
    • Meeting room booking system (Skedda)
    • Courier, mail, outgoing parcels
    • Other duties as required
  • Maintains and updates office procedures manual
  • Assists in the preparation of presentations and other meeting material documents Provides administrative support, including but not limited to composing correspondence, reports, presentations, resource materials, and other documents as required while handling sensitive and confidential information with discretion
  • Acts as recording secretary, when required
  • Coordinates relationship with the landlord, cleaners, and vendors
  • Works in close collaboration with Executive Director, Corporate services for all administration activities
  • Other administrative duties as required

  • Accueillir les visiteurs (premier point de contact)  
  • Coordonner les activités administratives suivantes :
    • Demandes liées aux technologies de l’information
    • Système téléphonique (BluArc)
    • Système de réservation de salles (Skedda)
    • Coursier, courrier, envoi de colis
    • Autres tâches, au besoin
  • Tenir à jour le manuel des procédures de bureau pour veiller à ce que les informations qu’il contient soient les plus récentes
  • Aider à la préparation de présentations et d’autres documents en vue des réunions
  • Apporter un soutien administratif, y compris, mais sans s’y limiter, la rédaction de la correspondance, des rapports, des présentations, des ressources documentaires et d’autres documents, au besoin, tout en traitant les renseignements sensibles et confidentiels avec discrétion
  • Agir à titre de secrétaire de séance, au besoin
  • Coordonner les relations avec le propriétaire, les agents d’entretien et les vendeurs
  • Travailler en collaboration étroite avec la directrice exécutive, Services corporatifs, en ce qui a trait à toutes les activités administratives
  • Accomplir d’autres tâches administratives, au besoin

Education // Éducation

  • College diploma in Business, Human Resources or related field and/or equivalent work experience
  • Pursuing a Certified Human Resources Professional (CHPR) designation  

 

  • Diplôme d’études collégiales en commerce, ressources humaines ou dans un secteur connexe, ou expérience de travail équivalente
  • Suivi d’un programme de conseiller/conseillère en ressources humaines agréé (CRHA)  

Knowledge and Skills // Connaissances et compétences 

  • Business writing and verbal communication skills, preferably in both official languages
  • Demonstrated attention to detail and performing work with accuracy
  • Knowledge of all aspects of human resources management
  • Knowledge of all office administration management
  • Ability to multi-task within a fast paced environment with changing priorities
  • Proficient computer skills for: Microsoft Office (Email, Excel, Word, Outlook), Bamboo HR, ADP payroll system
  • Compétences en rédaction et communication orale, préférablement dans les deux langues officielles
  • Attention avérée aux détails et capacité à réaliser un travail avec précision
  • Connaissance de tous les aspects de la gestion des ressources humaines
  • Connaissance de tous les aspects de la gestion de l’administration de bureau
  • Capacité à effectuer plusieurs tâches simultanées dans un environnement en constante évolution où les priorités peuvent changer
  • Excellentes compétences informatiques dans les domaines suivants : Microsoft Office (Email, Excel, Word, Outlook), Bamboo HR, Système de paie ADP

Experience // Expérience

Two to three years’ experience in human resources and administration, preferably in the not-for-profit sector.

Deux à trois années d’expérience en ressources humaines et en administration, de préférence dans le secteur à but non lucratif

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  • Location
    Ottawa, Ontario
  • Department
    Corporate Services
  • Employment Type
    Full-Time
  • Minimum Experience
    Mid-level
  • Compensation
    $ 47,000 - $ 54,000
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